Kebijakan Privasi

Siapa kami dan peran masing-masing pihak

Layanan disediakan oleh [belum diisi].

Perusahaan pelanggan yang memakai WELGI Operations untuk karyawannya adalah pengendali data pribadi karyawannya. WELGI adalah pemroses data pribadi: kami memproses data atas nama dan sesuai instruksi perusahaan pelanggan, berdasarkan Perjanjian Pemrosesan Data.

Untuk data akun admin perusahaan dan kontak penagihan, WELGI adalah pengendali.

Data yang diproses

Data akun: nama, alamat email atau login konvensional, peran, status, catatan masuk.

Data kepegawaian: nomor karyawan, nama, cabang, departemen, tanggal masuk dan keluar, alasan keluar, atasan langsung.

Data absensi: waktu masuk dan pulang, lokasi perangkat (koordinat, akurasi, tanda lokasi palsu) saat absen, titik akses Wi-Fi kantor (BSSID) yang terlihat saat absen bila lokasi kerja memeriksanya, lokasi kerja, jadwal, cuti, izin, lembur, koreksi. Foto wajah (selfie) saat absen hanya di lokasi kerja yang diaktifkan perusahaan pelanggan; secara bawaan tidak ada foto wajah.

Data perangkat: HP yang terdaftar untuk absen (ID perangkat Android, ID pemasangan aplikasi, merek, model) dan riwayat penggantiannya.

Bukti kerja: foto patroli, temuan dan insiden, foto tugas kebersihan, foto perjalanan, struk, dan surat dokter yang diunggah.

Data penggajian bila modul penggajian dipakai: komponen gaji, rekening bank, NPWP.

Data teknis: jenis perangkat dan aplikasi, alamat IP pada log server, kode autentikator bila verifikasi dua langkah diaktifkan.

Foto wajah adalah data pribadi yang bersifat spesifik menurut UU 27/2022. Secara bawaan WELGI Operations tidak memproses data biometrik; foto wajah hanya diambil di lokasi kerja yang diaktifkan perusahaan pelanggan dan tidak dipakai untuk pengenalan wajah otomatis.

Tujuan dan dasar pemrosesan

Mencatat kehadiran, jadwal, dan pekerjaan lapangan untuk perusahaan pelanggan, menyusun rekap absensi dan penggajian, mencegah dan memeriksa kecurangan absensi, serta memenuhi kewajiban hukum perusahaan pelanggan.

Pemrosesan didasarkan pada pelaksanaan perjanjian kerja dan kepentingan yang sah perusahaan pelanggan. Lokasi perangkat, dan foto wajah di lokasi kerja yang memakainya, diproses dengan persetujuan eksplisit karyawan yang diminta terpisah di aplikasi dan dapat ditarik kembali. Pendaftaran perangkat dan pemeriksaan Wi-Fi kantor mencegah absen dari HP orang lain.

Jika Anda tidak setuju dengan foto wajah atau lokasi

Anda dapat menolak atau menarik persetujuan foto wajah dan lokasi kapan saja di aplikasi. Anda tetap dapat absen tanpa foto melalui kiosk QR dengan kartu ID, atau atasan Anda mencatat kehadiran secara manual dengan alasan. Penolakan tidak boleh menjadi alasan perlakuan yang merugikan Anda.

Lama penyimpanan

Foto absensi (selfie dan foto kiosk): 60 hari. Foto tugas kebersihan: 45 hari. Foto patroli dan temuan: 90 hari. Foto insiden: 24 bulan. Foto perjalanan dan struk: 90 hari. Lampiran cuti: 90 hari. Logo perusahaan: selama berlangganan.

Catatan absensi, jadwal, cuti, dan penggajian disimpan selama perusahaan pelanggan berlangganan. Perusahaan pelanggan dapat mengatur penyamaran data pribadi mantan karyawan (rekening bank, NPWP, login) setelah jangka waktu tertentu; catatan pajak umumnya disimpan 10 tahun (UU KUP).

Saat perusahaan pelanggan berhenti berlangganan, datanya diekspor kepadanya bila diminta lalu dihapus, kecuali catatan yang wajib disimpan menurut hukum.

Penerima data dan sub-pemroses

Data hanya dapat dilihat pengguna perusahaan pelanggan sesuai peran dan cabangnya. Operator platform WELGI tidak membuka data operasional perusahaan kecuali diminta perusahaan untuk dukungan.

Sub-pemroses: Supabase (basis data, autentikasi, fungsi server), Cloudflare (penyimpanan file R2 dan hosting web), Expo (distribusi dan pembaruan aplikasi Android), Resend (pengiriman email). Data dapat disimpan pada pusat data penyedia tersebut, termasuk di luar wilayah Indonesia; lokasinya tercantum dalam Perjanjian Pemrosesan Data.

Keamanan

Akses dibatasi per perusahaan, peran, dan cabang di tingkat basis data; file disimpan privat dan dibuka dengan tautan berwaktu; koneksi terenkripsi; admin dapat mengaktifkan verifikasi dua langkah; perubahan data penting dicatat di log audit.

Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, WELGI memberi tahu perusahaan pelanggan tanpa penundaan agar pemberitahuan kepada subjek data dan lembaga dapat dilakukan paling lambat 3 x 24 jam sesuai UU 27/2022.

Hak Anda

Anda berhak mendapat informasi, mengakses, memperbaiki, meminta penghapusan atau pembatasan, menarik persetujuan, dan mengajukan keberatan atas pemrosesan data pribadi Anda. Ajukan kepada perusahaan tempat Anda bekerja (pengendali); WELGI membantu perusahaan menjalankannya. Anda juga dapat menghubungi kami: [belum diisi].

Perubahan kebijakan

Kebijakan ini berversi dan bertanggal berlaku. Perubahan penting diumumkan di aplikasi; persetujuan foto wajah dan lokasi diminta ulang bila isinya berubah.